Основными обязанностями и функциями специалиста является работа с людьми, выезжающими за границу, и с документами визового центра, где они получают заграничные паспорта и визы на выезд в различные страны мира. Визовый менеджер принимает документы у клиентов, проверяет их, работает с электронными базами данных, которые составляются на русском и английском языках. Обрабатывая документы с помощью специальных программ, специалист готовит их для подачи в консульство или посольство. Важной частью работы визового менеджера является консультирование клиентов, предоставление им необходимой информации, касающейся оформления документов. Специалисту нужно оперативно ориентироваться в ней и владеть такой информацией в полном объеме. После завершения процесса работы с паспортами и визами, он выдает клиентам подготовленные документы.
Он ответственен за своевременность подачи документов, за взаимодействие с сотрудниками туристических агентств, за общий документооборот в сфере виз, страховок и загранпаспортов. Если визовый менеджер работает в туристическом агентстве – он консультирует клиентов о программах бронирования отелей, о поездках за границу, о туристических программах.
Эта работа достаточно ответственная, поэтому обучение на визового менеджера должно проводиться на достаточно высоком уровне. Эффективнее всего оно проходит в виде тренингов и экспресс-курсов. На них обучающиеся получают самую актуальную информацию об особенностях визового оформления, о документах, необходимых для получения визы и выезда в определенную страну. Так в списке документов, необходимых для выезда в США, в случае гостевой поездки стоит иметь приглашение из Америки. На курсах подробно рассказывают о требованиях к подобным приглашениям.
Имея любое среднее специальное образование, высшее или неоконченное высшее, у современных девушек есть возможность пройти тренинги по визам, на которых можно получить подробную информацию о правильности заполнения документов, о работе с клиентами, о валюте, о возможных сложных ситуациях. Так при подаче документов для оформления визы необходимо предоставить переводы всех предоставляемых документов на английский язык. В этой связи в некоторых случаях могут возникать сложности перевода, которых помогут избежать на тренинге и курсах. Обучающиеся узнают обо всех нюансах и тонкостях перевода и предоставления документов. Помимо тренингов можно пройти и экспресс курсы на визового специалиста. Они рассчитаны на специалистов, имеющих базовый уровень подготовки и стремящиеся к повышению квалификации.
Современный рынок предъявляет повышенные требования к личным качествам, знаниям и навыками специалистов визового отдела. Усидчивость, терпеливость, ответственность, собранность и внимательность при работе с документами, вежливость и тактичность при общении с клиентами, умение пользоваться компьютером и другой оргтехникой, владение английским языком – это основные важные качества для успешной работы специалиста. Но помимо этих качеств нужна грамотная устная и письменная речь, знание других (кроме английского) иностранных языков, постоянная обучаемость. Поэтому повышение квалификации визовика должно проходить квалифицированно и на постоянной основе. Если нет возможности пройти курсы или принять участие в профессиональном тренинге – лучшим решением будет самообразование, коучинг и получение необходимой информации из бизнес-курсов о менеджменте, личностном росте, финансах и саморазвитии.